Turvallisuustuokiot –
johtamista vai teatteria?

Turvallisuustuokio voi parantaa turvallisuuskulttuuria, lisätä henkilöstön osallistumista ja tuoda työpaikan vaaroja näkyviksi. Huonosti toteutettuna se voi opettaa työntekijöille aivan toisenlaisen viestin: turvallisuus on vain puhetta.

Monella työpaikalla turvavarteista tai turvallisuustuokioista on tullut muodollinen suoritus. Esihenkilö lukee valmiin tekstin paperista, työntekijät kuuntelevat tai ovat kuuntelevinaan ja lopuksi osallistujien nimet kerätään listaan.

Auditointia varten kaikki näyttää hyvältä. Tilaisuus on pidetty, osallistujat on kirjattu ja dokumentti löytyy järjestelmästä.

Mutta oppiko kukaan mitään? Nousiko esiin työpaikan todellisia vaaroja? Muuttuiko jokin keskustelun seurauksena?

Jos vastaus on ei, kyse ei ollut turvallisuusjohtamisesta. Se oli teatteria.

Tilaisuuden pitäminen ei vielä tee siitä hyödyllistä

Työpaikan turvallisuus ei säily ihmisten mielessä yhden vuosittaisen koulutuksen avulla. Työ muuttuu, olosuhteet vaihtuvat, sää vaikuttaa tekemiseen, työmaalle tulee uusia urakoitsijoita ja aikataulut kiristyvät. Samalla ihmiset tottuvat vähitellen ympärillään oleviin riskeihin.

Siksi lyhyillä ja toistuvilla turvallisuuskeskusteluilla on tärkeä tehtävä. Niiden avulla voidaan pysähtyä tarkastelemaan juuri sitä työtä, jota ollaan tekemässä juuri siinä ympäristössä ja juuri sillä hetkellä.

Tutkimuksissa osallistavien ja todelliseen työhön liittyvien turvallisuustuokioiden on havaittu tukevan turvallisuusviestintää ja työntekijöiden osallistumista. Pelkkä tilaisuuden järjestäminen ei kuitenkaan tuota näitä hyötyjä.

Huonosti toteutetussa tilaisuudessa yksi henkilö lukee valmiin tekstin yksitoikkoisella äänellä. Kukaan ei esitä kysymyksiä, kokemuksia ei jaeta eikä sisältöä yhdistetä päivän töihin. Teknisesti tilaisuus on toteutettu, mutta käytännössä oppiminen voi jäädä olemattomaksi.

Ongelma ei välttämättä ole esihenkilön haluttomuus. Hänelle on saatettu antaa valmis materiaali ja velvollisuus pitää tilaisuus, mutta ei koulutusta, aikaa tai tukea keskustelun johtamiseen. Silloin järjestelmä odottaa osallistavaa turvallisuusjohtamista mutta tarjoaa välineeksi paperin, joka pitäisi lukea ääneen.

Mitä tässä työssä voi tapahtua? Mikä on muuttunut edellisestä kerrasta? Missä kohdassa joudumme improvisoimaan? Onko käytössä jokin työvaihe, joka näyttää paperilla turvalliselta mutta toimii käytännössä huonosti?

Turvallisuustuokio toimii vasta, kun se liittyy todelliseen työhön, synnyttää keskustelua ja johtaa toimintaan.

Aiheen on kuuluttava kuulijoiden työhön

Keskustelun aihe voidaan valita hyvällä tarkoituksella ja silti täysin väärin.

Jos rakennustyömaalla työskentelevälle ryhmälle kerrotaan kaukaisella jalostamolla sattuneesta räjähdyksestä ilman yhteyttä heidän omaan työhönsä, kuulijat joutuvat itse etsimään syyn kuunnella. Jos yhteyttä ei löydy nopeasti, suuri osa ryhmästä menetetään.

Tilaisuuden alkaessa jokainen osallistuja arvioi mielessään samaa asiaa: koskeeko tämä minua ja työtäni?

Siksi aiheen pitäisi nousta mahdollisimman läheltä ryhmän todellisuutta. Se voi liittyä päivän työvaiheeseen, työympäristössä havaittuun vaaraan, muuttuneisiin olosuhteisiin, läheltä piti -tilanteeseen tai ongelmaan, jonka työntekijät ovat itse tuoneet esiin.

Ajankohtainenkin aihe jää helposti etäiseksi, jos sen yhteyttä kuulijoiden omaan työhön ei tehdä näkyväksi. Arkipäiväinenkin aihe voi olla tärkeä, jos se vaikuttaa juuri siihen työhön, jota ihmiset ovat seuraavaksi tekemässä.

Osallistuminen vaatii sopivan ryhmän ja turvallisen ilmapiirin

Mitä suurempi ryhmä on, sitä helpompi yksittäisen osallistujan on kadota taustalle. Äänekkäimmät puhuvat, hiljaisemmat vetäytyvät ja tilaisuus muuttuu vähitellen esitykseksi.

Tutkimuksissa pienempien, alle 20 henkilön ryhmien on havaittu tukevan osallistumista suuria ryhmiä paremmin. Lukua ei pidä tulkita ehdottomaksi rajaksi. Käytännössä ryhmän pitää olla niin pieni, että jokaisella on todellinen mahdollisuus osallistua.

Jos tilaisuus täytyy järjestää suurelle joukolle, osallistujat voidaan jakaa keskustelun ajaksi pienempiin ryhmiin. Näin useampi pääsee ääneen eikä keskustelu jää muutaman aktiivisen henkilön varaan.

Ryhmän koko ei kuitenkaan auta, jos ihmiset eivät koe puhumista turvalliseksi. Jos jokainen havainto johtaa syyllisen etsimiseen tai virheistä puhutaan ihmisiä nöyryyttävällä tavalla, seuraava ongelma jää todennäköisesti piiloon.

Kokeneilla työntekijöillä on tietoa työn käytännön yksityiskohdista ja vuosien aikana syntyneistä ratkaisuista. Uusi työntekijä voi puolestaan nähdä vaaran, johon muut ovat jo tottuneet. Molempien tieto menetetään, jos tilaisuudessa ei uskalleta puhua avoimesti.

Vetäjän tärkein taito ei ole täydellinen esiintyminen. Tärkeämpää on rakentaa tilanne, jossa ihmiset voivat kertoa ongelmista ilman pelkoa.

Esihenkilö tarvitsee muutakin kuin valmiin materiaalin

Olen ollut mukana yrityksessä, jossa turvallisuustuokiot olivat osa laajempaa turvallisuuden kehittämistä. Tämän kehityksen aikana yrityksen tapaturmataajuus puolittui.

Tulos ei syntynyt sillä, että esihenkilöitä käskettiin pitämään enemmän turvallisuustuokioita. Jokainen esihenkilö koulutettiin tehtävään. Heille opetettiin, miksi turvallisuuskeskusteluja pidetään, miten ryhmä saadaan osallistumaan ja kuinka keskustelua johdetaan.

Esihenkilöt saivat myös viestintä- ja esiintymisvalmennusta sekä mahdollisuuden harjoitella turvallisessa ympäristössä. Tavoitteena ei ollut opettaa heitä lukemaan valmista tekstiä vakuuttavammin, vaan johtamaan merkityksellistä keskustelua.

Kun kynnys esiintyä ja osallistua madaltui, turvallisuustuokiot lakkasivat olemasta erillinen muodollisuus. Niistä tuli osa normaalia esihenkilötyötä.

Tapaturmataajuuden puolittumista ei voida selittää yhdellä toimenpiteellä. Turvallisuustuokiot olivat kuitenkin yksi osa muutosta, jossa turvallisuudesta alettiin keskustella säännöllisesti, henkilöstö osallistui ja esille nousseita ongelmia vietiin eteenpäin.

Suurin virhe tapahtuu tilaisuuden jälkeen

Keskustelun voi toteuttaa osallistavasti, valita oikean aiheen ja saada ihmiset puhumaan avoimesti. Silti koko järjestelmä voi epäonnistua, jos keskustelun jälkeen ei tapahdu mitään.

Aluksi työntekijät kertovat havaitsemistaan puutteista. Jos havainnot jäävät toistuvasti käsittelemättä, he huomaavat vähitellen, ettei puhuminen muuta mitään. Lopulta ongelmia ei enää nosteta esiin.

Johto saattaa silloin ihmetellä, miksi henkilöstö on lakannut osallistumasta. Henkilöstö on kuitenkin oppinut järjestelmän todellisen toimintatavan: palautetta pyydetään, mutta sillä ei ole vaikutusta.

Siksi jokainen tällainen toimintamalli tarvitsee palautesilmukan. Esille nousseet asiat pitää kirjata riittävän selkeästi, niille on määritettävä vastuuhenkilö ja sovittava, milloin niiden eteneminen tarkistetaan. Työntekijöille pitää myös kertoa, mitä heidän havaintojensa perusteella tehtiin.

Kaikkia ehdotuksia ei voida toteuttaa. Silloinkin päätös ja sen perusteet voidaan kertoa. Hiljaisuus on huonoin mahdollinen vastaus.

Allekirjoitus ei todista vaikuttavuutta

Hyvä turvallisuustuokio pysäyttää työn hetkeksi ja antaa ihmisille mahdollisuuden tarkastella todellisia vaaroja. Samalla se osoittaa, kuunteleeko organisaatio henkilöstöään ja reagoiko se esille nostettuihin ongelmiin.

Huono turvallisuustuokio kertoo, että tärkeintä on suorittaa vaadittu tilaisuus ja saada nimet paperiin.

Ero ei synny hienoista esitysmateriaaleista. Se syntyy keskustelusta, osallistumisesta ja siitä, mitä tilaisuuden jälkeen tapahtuu.