Turvallisuustarkastus:
yllätystarkastus vai ennalta sovittu?

Kulkutiet siivotaan. Puuttuvat suojakaiteet ilmestyvät paikoilleen. Asiakirjat asetellaan valmiiksi pöydälle ja oikeat henkilöt odottavat antamaan oikeat vastaukset.

Mutta mitä tapahtuu seuraavana aamuna, kun ketään ei odoteta paikalle?

Työturvallisuustarkastus voi mitata työpaikan turvallisuutta. Se voi kuitenkin mitata myös sitä, kuinka hyvin organisaatio osaa valmistella tarkastusta varten uskottavan esityksen.

Pitäisikö tarkastuksesta siis ilmoittaa etukäteen vai pitäisikö tarkastajan saapua yllätyksenä?

Vastaus ei ole yksinkertainen. Ennalta sovittu tarkastus ja yllätystarkastus palvelevat eri tarkoituksia. Toimiva tarkastusohjelma tarvitsee yleensä molempia.

Tässä kirjoituksessa tarkoitan erityisesti organisaation omia, tilaajan tai turvallisuusasiantuntijan tekemiä työmaa- ja turvallisuustarkastuksia. Viranomaisen suorittamaan työsuojelutarkastukseen liittyvät omat menettelynsä ja toimivaltuutensa.

Ennalta sovittu tarkastus tukee yhteistyötä

Kun turvallisuutta johdetaan hyvin ja yhteistyö toimii, ennalta sovitun tarkastuksen pitäisi yleensä olla ensisijainen menetelmä.

Etukäteen sovittu ajankohta mahdollistaa sen, että oikeat johtajat, esihenkilöt ja asiantuntijat ovat paikalla. Tarvittavat asiakirjat voidaan tuoda saataville ja osallistujat voivat valmistella kysymyksiä, joista he haluavat keskustella.

Tarkastajalla on silloin paremmat mahdollisuudet ymmärtää, miten organisaation turvallisuusjärjestelmä on rakennettu ja kuinka sen pitäisi toimia.

Tarkastuksen ei pitäisi tuntua ratsialta. Parhaimmillaan se on organisaation ja tarkastajan yhteinen tilaisuus tarkastella työtä, tunnistaa järjestelmän heikkouksia ja löytää käytännöllisiä parannuksia.

Tarkastaja ei ole vihollinen, joka tulee etsimään syyllisiä. Hänen pitäisi olla riippumaton mutta rakentava kumppani, jonka tehtävänä on auttaa tekemään työstä turvallisempaa.

Tämä lähestymistapa perustuu luottamukseen. Luottamus ei voi tarkoittaa sitä, ettei sovittujen käytäntöjen toimivuutta koskaan varmisteta.

Yllätystarkastus näyttää tavallisen työpäivän

Ennalta sovittu tarkastus kertoo hyvin, miten turvallisuusjärjestelmä on suunniteltu. Sen aikana voidaan tarkastella menettelyohjeita, huoltotietoja, riskinarviointeja ja korjaavien toimenpiteiden etenemistä.

Samalla se mittaa väistämättä myös organisaation kykyä valmistautua tarkastukseen.

Yllätystarkastuksen tehtävä on erilainen. Sen avulla voidaan nähdä, säilyvätkö sovitut hallintakeinot käytössä myös silloin, kun kukaan ei valmistaudu ulkopuolisen vierailuun.

Noudatetaanko työssä samoja menetelmiä kuin ohjeissa ja perehdytysmateriaaleissa? Ovatko kulkutiet tavallisesti kunnossa? Käytetäänkö putoamissuojausta? Ovatko suojalaitteet paikoillaan? Toimivatko työn suunnittelu ja valvonta myös ilman tarkastajan läsnäoloa?

Kun tarkastuksen jälkeen rajoitettiin tarkastajaa

Tein kerran ennalta ilmoittamattoman turvallisuustarkastuksen siltatyömaalla. Työmaa oli sekainen ja epäsiisti. Suojakaiteita puuttui ja työskentelytasoissa oli vaarallisia aukkoja. Kyse ei ollut pienistä virheistä vaan näkyvistä fyysisistä vaaroista, joilla oli mahdollisuus aiheuttaa vakava tapaturma.

Myös tiedon saaminen oli vaikeaa. En saanut työmaalta asianmukaista tilannekuvaa, ja yhteistyö jäi vähäiseksi. Jouduin laatimaan raportin suhteellisen rajallisten tietojen perusteella. Lisäksi syntyi vaikutelma, että vakavampia ongelmia saatettiin pitää poissa näkyvistä.

Olisi voinut odottaa, että johdon huomio olisi kohdistunut puuttuviin kaiteisiin, vaarallisiin aukkoihin ja heikkoon yhteistyöhön. Näin ei kuitenkaan tapahtunut.

Johto asettui tukemaan työmaapäällikköä. Tarkastuksen jälkeen minulle ilmoitettiin, etten saanut enää mennä työmaille ilmoittamatta vierailusta vähintään kahta päivää etukäteen.

Ennakkoilmoitus ei itsessään ole ongelma. Työmailla on perusteltuja kulunvalvonta-, perehdytys- ja turvallisuusvaatimuksia. Myös ennalta sovitut tarkastukset ovat usein tehokkain tapa kehittää toimintaa.

Ratkaisevaa oli päätöksen asiayhteys.

Rajoitus tehtiin välittömästi sen jälkeen, kun tarkastuksessa oli havaittu vakavia puutteita ja yhteistyöhaluttomuutta. Johdon voimakkain reaktio ei kohdistunut vaaroihin vaan tarkastajan mahdollisuuteen nähdä ne ilman ennakkovaroitusta.

Päätös ei asentanut yhtäkään kaidetta, sulkenut työskentelytason aukkoa eikä parantanut yhteistyötä. Se antoi työmaalle ainoastaan enemmän aikaa valmistautua seuraavaa tarkastusta varten.

Tarkastus oli siten paljastanut muutakin kuin vaarallisia olosuhteita. Se osoitti, kuinka organisaatio reagoi epämiellyttävään tietoon.

Kun huono mittaustulos uhkaa palkkiota

Kohtasin toisen esimerkin huomattavasti suuremmalla siltahankkeella, jolla suoritin MVR-mittauksen.

MVR-mittaus on maa- ja vesirakennustyömailla käytettävä menetelmä, jolla havainnoidaan työmaan turvallisuustasoa järjestelmällisesti. Työmaalla tehdyt havainnot kirjataan oikein- tai väärinmerkinnöiksi, joiden perusteella muodostetaan turvallisuustasoa kuvaava tulos.

Kyseinen mittaus oli tavanomainen, mutta tulos oli heikko. Työmaalla se hyväksyttiin aluksi. Myöhemmin minulle kuitenkin ilmoitettiin, etten saanut enää tehdä MVR-mittauksia. Huono tulos vaikutti tulospalkkioihin.

Mittauksen tarkoituksena oli tunnistaa puutteita ja tukea turvallisuuden parantamista. Kun tulos uhkasi taloudellista palkitsemista, ongelmaksi ei kuitenkaan enää nähty työmaan turvallisuustasoa. Ongelmaksi muuttui mittaus ja sen suorittanut henkilö.

Työmaa ei tullut turvallisemmaksi estämällä minua tekemästä uusia mittauksia. Vain ongelman näkyvyys väheni.

Tämä on merkittävä riski silloin, kun turvallisuuden tunnusluvut yhdistetään palkkioihin, maineeseen tai urakehitykseen. Ihmiset voivat vähitellen siirtyä riskien hallinnasta numeroiden hallintaan.

Tarkastusta varten voidaan järjestää tavallisuudesta poikkeavat olosuhteet. Huono tulos voidaan kyseenalaistaa, vaikka hyvät tulokset hyväksyttäisiin ilman keskustelua. Tarkastajan liikkumista tai hänen mahdollisuuttaan keskustella työntekijöiden kanssa voidaan rajoittaa. Epämiellyttävän tuloksen tuottanut henkilö voidaan vaihtaa tai mittaus voidaan estää kokonaan.

Turvallisuustulosten yhdistäminen palkitsemiseen ei ole automaattisesti väärin. Ongelma syntyy, jos palkkiosta hyötyvät henkilöt voivat samalla hallita mittausta, mittaajan valintaa tai tuloksen käsittelyä.

Niillä, joiden palkkio riippuu turvallisuusmittauksen tuloksesta, ei saa olla mahdollisuutta yksin päättää, kuka mittauksen tekee tai kuinka sen tulosta käsitellään.

Muuten järjestelmä luo kannustimen huonojen uutisten vaimentamiseen. Numero voi parantua samalla, kun todellinen riski säilyy ennallaan.

Tarkastajan riippumattomuus ei ole hyökkäys organisaatiota vastaan. Se suojaa myös johtoa siltä, että päätöksiä tehdään liian myönteisen tai tarkoituksellisesti silotellun tiedon perusteella.

Varoitusmerkkejä ovat esimerkiksi huonojen tulosten valikoiva kyseenalaistaminen, tarkastajan liikkumisen perusteeton rajoittaminen, haastateltavien henkilöiden määrääminen tai epämiellyttävän tuloksen tuottaneen tarkastajan vaihtaminen.

Yksittäinen merkki ei vielä todista tietoista salailua. Se antaa kuitenkin perustellun syyn tarkistaa, vastaavatko tarkastuksessa näkyvät olosuhteet tavallista työpäivää.

Yllätystarkastus ei tarkoita salaista valvontaa

Myös ennalta ilmoittamaton tarkastus voidaan toteuttaa huonosti.

Yllätyksellisyys saa koskea tarkastuksen ajankohtaa, ei tarkastajan käytöstä. Tarkastuksesta ei tarvitse ilmoittaa päiviä etukäteen, vaikka tarkastajan on työmaalle saapuessaan noudatettava kulunvalvontaa, perehdytystä ja muita turvallisuusvaatimuksia.

Yllätystarkastuksen ei pidä myöskään muuttua salaiseksi valvonnaksi.

Tunsin kerran turvallisuuspäällikön, jonka uskottavuus kärsi, kun hänet nähtiin piileskelemässä pensaissa kameran kanssa odottamassa työntekijöiden virheitä.

Mielikuva on huvittava, mutta samalla se osoittaa hyvin, miten tarkastusta ei pitäisi tehdä.

Tarkastajan ei pidä piiloutua aidan tai pensaiden taakse kuvaamaan työntekijöitä salaa. Ajankohta voi tulla yllätyksenä, mutta tarkastajan toiminnan pitää olla avointa.

Hänen tulee esitellä itsensä, kertoa vierailun tarkoitus ja pyrkiä rakentamaan asiallinen ja ammatillinen keskusteluyhteys.

Rakentava ei tarkoita kritiikitöntä

Kun tarkastuksessa havaitaan puute, ensimmäisen reaktion ei pitäisi automaattisesti olla syytös.

Tarkastaja voi aloittaa kysymällä: Onko tämä tavallinen tapa tehdä työ? Mikä teki turvallisemman menetelmän käyttämisestä vaikeaa? Oliko tarvittava väline saatavilla? Vaikuttivatko aikataulu, resurssit tai työnjohto tilanteeseen?

Ihmiset eivät tavallisesti tule töihin tarkoituksenaan toimia vaarallisesti. He mukautuvat ympärillään oleviin välineisiin, resursseihin, ohjeisiin, aikapaineisiin ja odotuksiin.

Näiden olosuhteiden ymmärtäminen ei tarkoita vaarallisen toiminnan hyväksymistä. Jos tarkastuksessa havaitaan välitön vaara, se pitää hallita ensin. Rakentava lähestymistapa ei tarkoita sitä, että vakavan vaaran annetaan jatkua keskustelun aikana.

Kun vaara on hallittu, pitää selvittää, miksi tilanne syntyi ja kuinka sen toistuminen estetään.

Tarkastuksen tarkoituksena ei ole vain saada yksittäistä työntekijää kiinni virheestä. Sen pitäisi auttaa ymmärtämään työtä ja parantamaan järjestelmää.

Ystävällinen ja ammatillinen ilmapiiri tuottaa yleensä enemmän tietoa kuin pelko. Parempi tieto mahdollistaa paremmat päätökset.

Ystävällisyys ei tarkoita heikkoutta eikä rakentavuus tarkoita kritiikittömyyttä. Tarkastaja voi kohdella ihmisiä kunnioittavasti ja säilyttää samalla riippumattomuutensa.

Vakavista puutteista on raportoitava selkeästi, toistuvaan laiminlyöntiin on puututtava ja johdon on kannettava vastuunsa olosuhteista, joiden se sallii jatkua.

Toimiva tarkastusohjelma tarvitsee molempia menetelmiä

Ennalta sovittujen tarkastusten pitäisi yleensä muodostaa tarkastusohjelman perusta silloin, kun yhteistyö toimii ja turvallisuutta johdetaan hyvin. Niillä voidaan rakentaa luottamusta, tarkastella johtamisjärjestelmää perusteellisesti ja kehittää toimintaa yhdessä.

Yllätystarkastuksia tarvitaan, kun yhteistyö on heikkoa, turvallisuuskulttuuri on vielä kehittymätön tai organisaatio näyttää hallitsevan turvallisuuden sijasta tarkastuksessa syntyvää vaikutelmaa.

Niitä voidaan käyttää myös satunnaisina pistokokeina hyvin toimivissa organisaatioissa. Tarkoituksena ei ole olettaa kaikkien olevan epärehellisiä. Jokainen johtamisjärjestelmä tarvitsee kuitenkin riippumattoman tavan varmistaa, että suunniteltu toiminta ja työpaikan arki vastaavat toisiaan.

Arviointiperusteiden pitää aina olla selkeitä, vaikka tarkastuksen tarkkaa ajankohtaa ei kerrottaisi etukäteen. Tarkastuksen ei pidä olla ansa, jossa työntekijöitä arvioidaan tuntemattomilla säännöillä.

Huono tulos ei myöskään saa johtaa siihen, että tuloksen tuottanut henkilö poistetaan tehtävästä.